Viðbragðsáætlanir og stjórnun rekstrarsamfellu

Í rúmlega tvo og hálfan hafa verið í gangi umbrot undir og kringum Bárðarbungu.  Þarf ég líklegast lítið að fræða fólk um það.  Allan þann tíma hafa menn séð fyrir sér ýmsa möguleika á því hvernig umbrotin geti þróast.  Tveir slíkir möguleikar eru risastór jökulhlaup, annað í norður eftir farvegi Jökulsár á Fjöllum (eða Skjálfandafljóts), hitt í suðvestur um Köldukvísl og inn á virkjanasvæði á Þjórsár-/Tungnaársvæðisins.  Afleiðingar slíkra flóða gætu orðið geigvænleg, sérstaklega fyrir raforkuframleiðslu og -flutningskerfi landsins.  Í sinni verstu mynd gætu virkjanir á síðarnefnda svæðinu orðið óstarfhæfar í marga mánuði, ef ekki lengur.  Ástæðurnar gætu verið skemmdir á stöðvarhúsum, inntaksmannvirkjum, stíflum og/eða raflínum frá virkjunum, mikill aurburður gæti breytt rennsli áa og flóðið gæti líka rofið árbakka það mikið, að farvegir gætu gjörbreyst. Í mildari sviðsmynd sjá menn fyrir sér að "eingöngu" raflínur á svæðinu rofni.

Þegar menn standa frammi fyrir svona ógnum, þá vill oft verða, að menn átti sig á því, að þeir hafa engar áætlanir til að bregðast við þeim.  Flestir hugsa líklegast "þetta kemur ekki fyrir mig" og gera því ekkert.  Fyrst er rétt að benda á, að reynslan hefur sýnt að yfir 90% fyrirtækja sem verða fyrir alvarlegu rekstraráfalli og hafa ekki innleitt eða undirbúið einhverjar ráðstafanir til að bregðast við slíku áfalli, leggja upp laupana innan 5 ára.  Þar af hætta 40 af hundraði rekstri strax eða fljótlega eftir áfallið og önnur 40% deyja innan 18 mánaða. Þetta eru vissulega gamlar niðurstöður, en hin hliðin á þessum rannsóknum sýnir að stærsti hluti þeirra fyrirtækja sem voru undirbúin, lifði áfallið af.

Stjórnun rekstrarsamfellu

Undanfarin rúm 22 ár hef ég verið viðloðandi öryggisstjórnun í einni eða annarri mynd.  Meðal þess sem ég hef fengist við er ráðgjöf á svið stjórnunar rekstrarsamfellu og áhættustjórnunar.  Frá aldamótum hef ég kynnt þá aðferðafræði sem ég nota bæði á námskeiðum og fundum.  Einnig hef ég veitt fjölmörgum fyrirtækjum ráðgjöf og aðstoð við innleiðingu slíkra stjórnkerfa og gerð nauðsynlegra viðbragðs-, neyðar- og endurreisnaráætlana.  Sem betur fer hefur ekki oft þurft að grípa til þeirra skjala sem gerð voru, en eitt þeirra kom að góðum notum 8. og 9. október 2008, þegar allt stefndi í lokun allra greiðslukorta í landinu.  Ætla svo sem ekkert að fullyrða að þeim hefði verið lokað án áætlunarinnar, en hún var til staðar, henni var fylgt og niðurstaðan var að greiðslukortunum var ekki lokað.

Fyrir þá sem ekki þekkja til, er rétt að skoða áður en lengra er haldið hvað felst í stjórnun rekstrarsamfellu.  Það er markmið stjórnunar rekstrarsamfellu að tryggja samfelldan rekstur þeirrar starfsemi sem stjórnkerfið nær til.  Þetta þýðir í stuttu máli að greina fyrirfram hugsanleg áhrif af margvíslegum atvikum sem dregið geta úr hæfi fyrirtækis til að starfa á eðlilegan hátt og þar með auka getu fyrirtækisins til að þola að hluti starfsemi þess falli niður.  Bestur árangur við stjórnun rekstrarsamfellu næst, ef stjórnkerfið er drifið áfram af rekstrarlegum/viðskiptalegum sjónarmiðum, þannig að úrræði eru miðuð við að viðskiptavinurinn verði sem minnst var við áföll.

Í hverju felst verkferli við innleiðingu aðferða við stjórnun rekstrarsamfellu?  Það má segja að við þessu er bæði einfalt og flókið svar.  Þar sem ekki er pláss fyrir flókna svarið í svona pistli, þá læt ég það einfalda duga.

1    Hvað felst í stjórnun rekstarsamfellu?

Stjórnun rekstrarsamfellu er viðvarandi ferli áhættumats og -stjórnunar í þeim tilgangi að tryggja að rekstur haldist samfelldur þó áhætta raungerist.  Þessi áhætti gæti verið frá ytra umhverfi (sem fyrirtækið hefur enga stjórn á, svo sem rafmagnsbilun) eða innan fyrirtækisins, svo sem vísvitandi eða óviljandi skemmdir á kerfum.  Stjórnun rekstarsamfellu er ekki bara um endurreisn eftir áfall, áhættumat eða endurheimt vegna bilunar í tækjum.  Stjórnun rekstrarsamfellu er góð aðferð fyrir fyrirtækið til að endurskoða og, þar sem við á, endurhanna þær leiðir sem fyrirtækið notar við afhenda vörur og þjónustu á sama tíma og það eykur þol sitt fyrir röskun, truflunum eða tapi.  Þá telst það til góðra viðskiptahátt og vera hluti af stjórnháttum fyrirtækja að tryggja samfelldan rekstur.

2    Hverjir koma að máli?

Heildarábyrgð á ferlinu á fela stjórnarmanni eða háttsettum stjórnanda.  Með þessu er ferlinu gert jafn hátt undir höfði innan fyrirtækisins og mikilvægi þess segir til um og líkurnar aukast á skilvirkri innleiðingu.  Úthlutun ábyrgðar á þessu stigi ætti líka að tryggja að atriði tengt samfelldum rekstri eru skoðuð við gerð viðskiptaáætlana.  Staðbundin ábyrgð deilist síðan á einstaka stjórnendur.

Aðili, sem sér um að samræma stjórnun rekstrarsamfellu innan fyrirtækisins, ætti að heyra beint undir stjórn eða þann háttsetta stjórnanda sem fer með þessi mál.  Í það hlutverk ætti helst að velja einstakling sem hefur góðan skilning á rekstrinum og mannlegum samskiptum, en einnig getur verið þörf á góðri verkefnisstjórn og góðum hópstjóra. Stjórnandi rekstrarsamfellu þarf síðan að fá stuðning frá lægri lögum fyrirtækisins, staðbundnum starfsmönnum, hópum og stjórnendum.

3    Grunnvallaratriði stjórnunar rekstrarsamfellu

Stjórnun rekstrarsamfellu snýst um að skilja reksturinn og koma á þeim ferlum sem nauðsynelgir eru til að fyrirtækið lifi af.  Til staðar þarf að vera stefna og markmið sem sýnir að hverju fyrirtækið einbeitir sér í rekstrinum, en það verður jafnframt það sama og stjórnun rekstrarsamfellur beinir sjónum að.  Í rekstri fyrirtækis eru margir áhrifaþættir, svo sem þjónustuveitendur, viðskiptavinir, kerfi og búnaður, sem styðja við mikilvæg verkferli.  Nauðsynlegt er að virkja fulltrúa þessara lykiláhrifaþátta til þess að neyðaráætlunin, sem kemur út úr þessu ferli, sé marktæk.

Lítið gagn er að stjórnun rekstrarsamfellu nema hún sé meðtekin.  Af þeirri ástæðu er nauðsynlegt að halda úti fræðslu og auka vitund starfsmanna til að tryggja skilning um allt fyrirtækið og að áætlunin verði meðtekin jafnt inn á við sem út á við.

4    Lykil atriði stjórnunar rekstrarsamfellu

Lykil atriði í stjórnun rekstrarsamfellu eru m.a. að:

• Skilja samhengi þess rekstrar sem fyrirtækið og/eða einingar þess starfa við.
• Framkvæma áhættumat og áhrifagreiningu, en í því felst:
• Auðkenna og forgangsraða mikilvægum rekstrar-/viðskiptaferlum innan þess samhengis
• Auðkenna allar eignir og auðlindir sem tengjast þessum mikilvægu ferlum
• Auðkenna og skilja áhættur sem fyrirtækið stendur andspænis og geta leitt til truflunar á rekstrinum.
• Skilgreina áhrif og afleiðingar hugsanlegra atvika og hámarks ásættanlegt þjónusturof.
• Ákvarða mótvægisaðgerðir til að mæta þeirri áhættu sem staðið er frammi fyrir.
• Ákvarða hámarkstíma vegna endurreisnar.
• Tryggja að fyrirtækið hafi viðeigandi tryggingar.
• Koma á skilgreindum ábyrgðum, aðgerðum og ferlum vegna endurreisnar rekstrar-/viðskiptaferla ef til óvæntrar og óskipulagðrar truflunar kemur og vita hvað líklegt er að slíkar aðgerðir eða ferli leiði af sér.
• Setja fram, skjalfesta og innleiða eftir þörfum neyðaráætlun (áætlun um samfelldan rekstur) fyrir fyrirtækið í heild og einstök mikilvæg rekstrar-/viðskiptaferli í samræmi við stefnu fyrirtækisins.
• Skilgreina ástæður eða aðstæður sem valda því að gripið er til neyðarviðbragða og endurreisnarferla.
• Tryggja að allir starfsmenn skilji hlutverk sitt og ábyrgðir ef neyðarástand skapast.
• Skapa einingu og skuldbindingu um innleiðingu, þátttöku í og þjálfun vegna rekstrarsamfellu.
• Viðhafa reglubundna og viðeignandi prófanir og uppfærslu á áætluninni og ferlum.
• Tryggja að stjórnun rekstrarsamfellunnar sé hluti af verkferlum og skipulagi fyrirtækisins.
• Úthluta til aðila með viðeignandi stöðu innan fyrirtækisins ábyrgð við að samræma ráðstafanir vegna rekstrarsamfellu og endurreisnar.

5    Ferlið vegna stjórnunar rekstrarsamfellu

Ferlið vegna stjórnunar á samfelldum rekstri skiptist í 6 þrep.  Þessi þrep þarf, þar sem við á, að fara ítrekað í gegnum, t.d. getur prófun leitt í ljós veikleika í hluta af skipulagi sem þarf að taka á og síðan prófa aftur.  Þrepin eru:

• Verkefnisstjórn
• Skilja reksturinn
• Setja fram stefnumörkun og úrræði um samfelldan rekstur
• Áhættumat og áhrifagreining
• Þróa og innleiða viðbrögð
• Fella stjórnun rekstrarsamfellu inn í vinnuumhverfið
• Prófa, viðhalda, taka út og endurskoða stjórnun rekstrarsamfellu

Heildarferlið vegna stjórnunar rekstrarsamfellu felur skilyrðislaust í sér viðvarandi ferli endurskoðunar, læra af reynslu og að nýta sér þessa þekkingu til að uppfæra stefnumörkunina og úrræðin.

6    Niðurstaða skilvirkra aðferða við stjórnun rekstrarsamfellu

Niðurstöður skilvirkra aðferða við stjórnun rekstrarsamfellu eru:

1. Mikilvægir starfsþættir eru auðkennir og varðir, þannig að samfeldni þeirra er tryggð
2. Virkjuð er geta fyrirtækisins til að stjórna atvikum og koma þannig í veg fyrir að atvik verði að kreppu
3. Mótaður er og skjalfestur betri skilningur fyrirtækisins á sjálfum sér og samskiptum við önnur fyrirtæki, opinbera eftirlitsaðila eða ríkisstofnanir, stjórnvöld á hverjum stað og neyðarviðbragsaðila
4. Starfsmenn fá þjálfun í réttum viðbrögðum við atviki eða rekstrartruflun.
5. Starfsmenn fá viðeigandi stuðning og upplýsingar ef til rekstrartruflunar kemur.
6. Kröfur þeirra sem eiga hagsmuna að gæta njóta skilnings og eru uppfylltar með því að ofangreindar niðurstöður eru fengnar.
7. Orðspor fyrirtækisins er verndað; og
8. Rekstur fyrirtækisins er í samræmi við lög og reglur.

Ofangreindur texti er tekinn úr skjali sem ég hef samið og heitir Rammi um stjórnun rekstrarsamfellu.  Ef einhver óskar eftir nánari upplýsingum um þetta efni getur viðkomandi haft samband með því að senda póst á [e-mail] og ég mun reyna að verða að eins miklu liði og ég get miðað við að ég starfa í Danmörku og bý þar u.þ.b. þrjár vikur af hverjum fjórum.

Það skal tekið fram að það ferli sem farið er í gegnum við mótun og innleiðingu stjórnkerfis rekstrarsamfellu er mjög öflugt tæki til að endurhanna vinnuferla og öðlast skilning á eðli einstakra rekstrarþátta.  Þetta ferli leiðir sjálfkrafa af sér betri stjórnhætti sem nær undantekningarlaust leiðir af sér betri rekstur og betri afkomu.  Betri afkoma leiðir svo af sér að verðmæti fyrirtækisins eykst og þar með eign hluthafa.